VERSLAG jaarvergadering HKE van zaterdag, 7 april 2018
Locatie : De Huve, Eibergen
Aantal aanwezigen : het bestuur, bestaande uit A. Ravesloot (voorzitter),
W. Scholl (penningmeester), H. Floors, G. Klein Willink,
L. Bolster, H. Sieben, J. Berk (notuliste)
Tevens aanwezig 31 belangstellenden
Afwezig : A. Esman (secretaris) vanwege vakantie
______________________________________________________________________________
- Opening
De voorzitter Arie Ravesloot opent de vergadering om 14.00 uur en heet allen welkom.
De heer Johan Baake wordt als erelid speciaal welkom geheten.
Justi Berk is sinds kort toegevoegd aan het bestuur als notuliste.
Na de pauze komt de heer Jeroen Flamman (senior archeoloog) vertellen over wat er bij de aanleg van de N18 is gevonden tijdens archeologisch onderzoek; met name in het traject rondom Eibergen.
Naast de agenda, zijn ook het verslag van de jaarvergadering 2017, het beschrijvend jaarverslag 2017, de jaarrekening over 2017, de balans per 31-12-2017 en de begroting 2018 van de HKE voor alle aanwezigen op papier beschikbaar.De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. - Goedkeuring en vaststelling notulen algemene ledenvergadering 2017
- De notulen van de ledenvergadering van 25 maart 2017 worden zonder wijzigingen vastgesteld met dank aan de secretaris.
Naar aanleiding van het verslag worden de volgende opmerkingen gemaakt en vragen gesteld:
- 1 – De website heeft inmiddels een update ondergaan en is gemoderniseerd.
Bij navraag blijkt een groot aantal van de aanwezigen regelmatig de website van HKE te
bezoeken. De voorzitter geeft aan dat de beheerder, Gerrit Abbink (IDEA-ONLINE), graag regelmatig kopij ontvangt om de website steeds een nieuwe impuls te kunnen geven. - De heer Rutgers merkt op dat de heer Wesseling (overleden) niet meer op de website vermeld stond. Dit is inmiddels aangepast.
- Vorig jaar merkte de heer Rutgers op dat hij niet gelukkig was met de tekst “de Historische Kring Eibergen in onroerend goed”. Het bestuur heeft e.e.a. nader in beschouwing genomen en geeft aan dat deze opmerking met een knipoog bekeken dient te worden.
- Naar aanleiding van een vraag om de beleidsvisie ook op de website te plaatsen, antwoordt
de voorzitter dat deze reeds vermeld staat onder Missie en visie. - 2 – Ook dit jaar wordt er weer een excursie georganiseerd door de HKE, op 9 mei 2018.
In de bus zijn nog 18 plaatsen over, dus geïnteresseerden kunnen zich nog aanmelden. - In de laatste zin van punt 3 dient het woord “betreft” te worden toegevoegd, zodat het laatste deel gaat luiden: … en zal het bestuur zich waar het uitgaven van boeken betreft, beperken.
- Bij navraag blijkt een groot aantal van de aanwezigen regelmatig de website van HKE te
- 3 – Laatste zin onder Balans eind 2016: het beheren van de middelen voor de Erfgoed-
koepel Berkelland is inmiddels overgedragen aan de Historische Kring Neede. - 4 – De heer Rutgers had geopperd om meer vrouwen en eventuele afgevaardigden uit de diverse dorpskernen te benoemen in het bestuur. Henk Sieben is inmiddels benoemd als bestuurslid uit Rekken en Justi Berk is weliswaar geen bestuurslid, maar wel als vrouw aanwezig als notuliste voor het bestuur.
- Er wordt gememoreerd aan het overlijden van de heer Groen. Vorig jaar was hij nog toegevoegd aan de kascommissie. Door zijn overlijden is dit nu anders ingericht.
- a.v. een opmerking van de heer Groen om te bevorderen dat de gemeente de straatnaambordjes van een verklaren tekst voorziet, is de gemeente inmiddels 2 x benaderd, maar er is nog geen antwoord ontvangen. Ton Esman volgt dit.
- Ingekomen stukken en mededelingen
- Mededeling: In de pers en op de website is al vermeld dat de HKE, inclusief het archief, inmiddels verhuisd is van Het Spieker naar een ruimte boven de bibliotheek. Arie Ravesloot vertelt hoe dit is gelopen, aangezien eerst in de bedoeling lag het contract met Het Spieker te verlengen.
De nieuwe exploitant van het Spieker liet ons weten dat het lopende contract niet gehandhaafd kon blijven; de kale huur zou met meer dan 60 % verhoogd dienen te worden en de energiekosten (die altijd inclusief waren geweest) zouden voortaan apart verrekend worden. Tevens kon de HKE niet in de vertrouwde ruimte blijven, maar zou er intern verhuisd moeten worden. HKE heeft hierop een jurist in de arm genomen, die na het bekijken van de contractuele aspecten tot de ontdekking kwam, dat e.e.a. niet in de lijn van het lopende contract was en dat het contract dus nietig verklaard kon worden.
Aangezien het niet mogelijk bleek om tot overeenstemming te komen en omdat de HKE als uitgangspunt heeft dat de inkomsten die vanuit de leden verkregen worden ook zoveel mogelijk ingezet moeten worden voor de leden, is het besluit genomen om te verhuizen.
Er ligt een schadeclaim bij Het Spieker voor de ontstane kosten, die ongeveer hetzelfde bedrag bedraagt als de achterstallige huur die nog betaald zou moeten worden. Afhankelijk
van het eventuele antwoord dat nog kan komen, worden vervolgstappen overwogen door het bestuur.
Ten aanzien van de nieuwe ruimte boven de bibliotheek, deden geruchten de ronde dat er twijfel zou zijn over de duurzaamheid van het gebouw. Deze blijken niet waar te zijn.
Het gebouw is eigendom van de bibliotheek zelf. De locatie, evenals die van de pastorie,
heeft de bestemming om bebouwd te blijven.De voorzitter geeft aan dat iedereen de gelegenheid krijgt om na de vergadering de nieuwe ruimte te gaan bekijken (de aanwezig traplift is tijdelijk helaas defect). Iedereen is zeer tevreden met de nieuwe ruimte. Verder is iedereen welkom op elke zaterdagmorgen tussen 10.00 en 12.30 uur wanneer vrijwilligers daar bezig zijn met het archief.Ondanks de goede afloop m.b.t. huisvesting, wordt de gang van zaken wel betreurd. Wij hadden een goede ruimte in Het Spieker en het gebouw verdient een goede plek binnen onze samenleving en daar horen wij ook bij.
- Vaststelling van het beschrijvend jaarverslag 2017
- 1 – onderste regel van de alinea Het bestuur: Het aantal leden staat in euro’s uitgedrukt. Zal aangepast worden.
- 2 – Dodenherdenking. Ook in 2018 zal de HKE weer meedoen aan deze bijeenkomst.
- 3 – Erfgoedkoepel. Vanuit de groep aanwezigen wordt de vraag gesteld wat de meerwaarde is van de erfkoepel. Het is een overlegorgaan, dat eigenlijk ook zijn eigen financiën zou moeten beheren, hetgeen nu (nog) niet het geval is. Vorig jaar heeft de erfgoedkoepel weinig activiteiten ontplooid t.a.v. Eibergen. HKE is van mening dat zij de vinger aan de pols dienen te houden van wat de erfgoedkoepel doet. Gevraagd wordt of hierover iets opgenomen kan worden in Old Ni’js. Dit wordt toegezegd.
- Verder wordt het verslag ongewijzigd vastgesteld, met dank aan de samensteller.
- Jaarrekening 2017
Wim Scholl licht als penningmeester de jaarrekening 2017 en de balans per 31-12-2017 toe.
Over 2017 is er sprake van een nadelig saldo van – € 2.078,70.
Hoewel de inkomsten goed waren, o.a. door een behoorlijk bedrag aan donaties, hadden we te maken met extra uitgaven, o.a. door een overschrijding van het begrote bedrag voor het boek over de Holterhoek met ca. € 1.700,–. Ook de verzendkosten hiervan vielen fors hoger uit dan verwacht (€ 3.600,– i.p.v. de geschatte € 2.000,–). - De heer Dick Somsen vraagt naar de inkomsten vanuit het filmfestival. Totaal is hier
€ 1.000,– aan overgehouden, waarvan zowel HKE als het Scheper de helft hebben ontvangen. - Balans per 31 december 2017
Het eigen vermogen per 31-12-2017 bedraagt € 31.866,31. Dit is in lijn met voorgaande jaren, waar we ook altijd rond de € 30.000,– uit kwamen.
HKE heeft het Boekenfonds overgenomen van de Stichting Eibergen in de wereld van het boek. Als er een boek wordt aangeschaft voor het archief, gaat het van deze post af. - Kosten voor de monumentendag zat in Erfgoedkoepel. Het is geen goede zaak dat we dat in onze eigen rekening mee namen; nu ligt het bij de Historische Kring Neede, waar het eigenlijk ook niet thuis hoort. De Erfgoedkoepel zou eigenlijk een eigen financiële administratie moeten voeren. De historische kringen zijn hier niet verantwoordelijk voor.
- Dick Somsen merkt op over de verzendkosten dat deze voor leden binnen Nederland zijn opgenomen in de contributie. Voor leden buiten Nederland geldt dat zij per jaar een bedrag van € 40,– aan contributie betalen i.p.v. € 18,–. Dit is in overleg met deze leden afgesproken als compensatie voor de verzendkosten. Boeken worden o.a. naar Ierland, Canada en Duitsland verstuurd.
Op verzoek van de heer Somsen zal dit toegevoegd worden aan de tekst in Old Ni’js en op de website. Dit geeft duidelijkheid vooraf voor eventuele nieuwe leden. - Verslag van de kascommissie
- De heer Arnold Kion geeft aan dat hij geen op- en aanmerkingen heeft over de werkzaamheden van de kascommissie. Hij adviseert het verslag goed te keuren, hetgeen gebeurt.
- Begroting 2018 en de plannen voor 2018
- Op het moment dat de begroting 2018 is opgesteld, was nog niet bekend dat we zouden gaan verhuizen. Het totaalbedrag voor verhuizing, de traplift en juridische bijstand is behoorlijk.
Als de begroting op dit moment aangepast zou moeten worden, zou er een ander plaatje liggen. In de huidige begroting is rekening gehouden met een tekort van € 2.100,–.
Zoals gezegd, zijn genoemde verhuiskosten als schadeclaim neergelegd bij Het Spieker, maar het is op dit moment niet duidelijk of we die al dan niet vergoed zullen krijgen (verrekening met achterstallige huur). - Verder zijn er geen vragen over de begroting, die vervolgens wordt vastgesteld.
- Benoeming van de kascommissie
- De termijn van de heer Kion is verstreken en er is een opvolger nodig. Vooraf heeft de heer Hans Klein Willink aangegeven plaats te willen nemen in de kascommissie. Tijdens de vergadering melden zich ook de heer Johan Antvelink en mevrouw Joke Pasman als kandidaten.
Afgesproken wordt dat de beide heren de nieuwe kascommissie zullen vormen en dat mevrouw Pasman reservelid is.
- Bestuursverkiezingen
- Lonyta Bolster is aftredend en herkiesbaar; zij verklaart zich bereid om nog 3 jaar verder te gaan. Alle aanwezigen verklaren zich akkoord met haar herbenoeming.
- Aftredend en niet herkiesbaar is Willem Scholl. Er heeft zich een kandidaat bestuurslid gemeld, die de financiën van Wim kan overnemen. Dat is Alex Bolster, de man van bestuurslid Lonyta.
Nadat is vastgesteld dat het statutair mogelijk is dat een echtpaar samen in het bestuur van HKE plaats neemt, wordt Alex Bolster met algemene stemmen benoemd als nieuw bestuurslid.
Alex heeft al een bestuursvergadering meegemaakt. Het is de bedoeling dat het bestuur hem in de volgende bestuursvergadering benoemt tot nieuwe penningmeester als opvolger van Wim.
Wim zal alle spullen overdragen aan Alex en hem inwerken als penningmeester.
Arie heeft een mooie afscheidstoespraak voor Wim. Hij wordt bedankt en geprezen voor zijn geweldige inbreng, kennis van zaken, betrouwbaarheid en zijn altijd welkome mening. Hij blijft lid van de HKE en als vraagbaak altijd beschikbaar.
Als dank krijgt hij een doosje wijn en zijn vrouw een bos bloemen overhandigd.
Vervolgens geeft Wim aan dat hij het werk altijd met veel plezier heeft verricht en dat hij de samenwerking met de diverse bestuursleden over de afgelopen 15 jaar altijd als zeer prettig heeft ervaren. Verder wenst hij Alex veel succes als zijn opvolger. - Vervolgens vraagt Arie Ravesloot de heer Dick Somsen om naar voren te komen. Dick heeft de afgelopen 17 jaar zeer veel gedaan voor de HKE als lid, bestuurslid en vrijwilliger. Behalve de ledenadministratie, verzorgt hij steevast de stand op markten en heeft hij als coördinator altijd gezorgd voor verspreiding van Old Ni’js en de boeken. Nu heeft hij via een brief laten weten dat hij een groot deel van deze werkzaamheden aan anderen wil overdragen.
De ledenadministratie en het verzenden van boeken blijft hij wel doen.
Hans Hanning wordt de nieuwe coördinator voor verspreiding van Old Ni’js en boeken.
Ook voor Dick heeft Arie een lovende toespraak. Zo wordt zijn manier van werken als efficiënt en adequaat omschreven en ook zijn positief kritische inbreng geprezen.
Het bestuur heeft besloten Dick als erelid te benoemen. Hij krijgt hiervoor een bijpassende oorkonde, getekend door de voorzitter, secretaris en penningmeester van het bestuur.
Zijn vrouw Rita krijgt een bos bloemen.
Dick geeft aan zeer vereerd te zijn en graag nog een aantal dingen te zullen blijven doen.
- Rondvraag en sluiting
- Joke Pasman vraagt of er al afspraken gemaakt zijn over het schoonmaken van de nieuwe
ruimte boven de bibliotheek. Dit is niet het geval. Afgesproken wordt dat dit tijdens de
bestuursvergadering van a.s. maandag (9 april) besproken zal worden. De gekozen oplossing zal vervolgens teruggekoppeld worden aan de vrijwilligers.
Niets meer aan de orde zijnde, wordt de vergadering gesloten om 15.00 uur.
Na de pauze volgt de presentatie van de heer Jeroen Flamman.